Labs – Labo voor cosmetica
Algemene Voorwaarden
Bij Labs houden we onze afspraken graag helder en eerlijk. Deze voorwaarden leggen uit wat je van ons mag verwachten en welke afspraken we samen maken. Ze beschermen jouw belangen — je merk, je receptuur en je investering — én de knowhow waarmee wij jouw product veilig en kwalitatief tot leven brengen.
ARTIKEL 1 WANNEER DEZE VOORWAARDEN GELDEN
1.1 Deze voorwaarden gelden voor alle overeenkomsten tussen Laurette Cosmetics BV (“Labs”, “Laurette Cosmetics”, “Laurette Pharma”) en haar klanten. Als klant beschouwen we elke onderneming met een geldig btw-nummer die tegen betaling producten of diensten bij ons afneemt.
1.2 Bij tegenstrijdigheid gelden steeds de meest recente voorwaarden. Wijzigingen zijn pas bindend nadat wij ze schriftelijk hebben bevestigd. Eigen voorwaarden van de klant gelden enkel als wij ze uitdrukkelijk schriftelijk aanvaarden.
ARTIKEL 2 OFFERTES EN PRIJZEN
2.1 Elke samenwerking start met een heldere offerte. Een offerte blijft 30 dagen geldig; daarna gelden de op dat moment actuele marktprijzen. Je kan altijd een geactualiseerde offerte aanvragen.
2.2 Onze prijzen zijn gebaseerd op de gegevens die je in je aanvraag bezorgt. Wijzig je nadien de hoeveelheden of specificaties, dan passen we de prijs in overleg aan.
2.3 Prijsbescherming (GPC). Grondstofprijzen schommelen. Wil je zekerheid over je prijs tijdens de ontwikkeling, dan kan je kiezen voor onze grondstofprijzenclausule (GPC): zo leggen we de prijs van je grondstoffen vast. Zonder GPC kan een prijsstijging worden doorgerekend — de keuze is volledig aan jou.
2.4 Voor uitgebreide voorstudies, analyses of samples die we vóór de opdracht maken, kunnen kosten worden aangerekend. We bespreken dit steeds vooraf, zodat je nooit voor verrassingen komt te staan.
ARTIKEL 3 BESTELLING EN BEVESTIGING
3.1 Een bestelling is definitief zodra wij ze schriftelijk bevestigen. Die bevestiging ontvang je normaal binnen de week.
3.2 Wijzig je de opdracht na bevestiging, dan stemmen we samen de prijs en de planning af. Prijzen zijn gebaseerd op de grondstofprijzen die golden bij de bevestiging, of — met GPC — op de vastgelegde prijs.
3.3 Transport, verzekering, verpakking en eventuele in- of uitvoerheffingen worden apart op de factuur vermeld en zijn ten laste van de klant. We kiezen de meest geschikte transportwijze om je bestelling correct te leveren.
ARTIKEL 4 LEVERING, RISICO EN FACTURATIE
4.1 Facturen zijn betaalbaar binnen 14 dagen. Behoudens andere afspraak start of levert Labs een order na ontvangst van betaling. We factureren via Peppol, conform de wetgeving vanaf 2026, en werken uitsluitend B2B met een geldig btw-nummer.
4.2 Het risico op de goederen gaat over bij levering. Tot de volledige betaling blijven de goederen eigendom van Labs.
4.3 Bewaar je producten in stabiele omstandigheden (temperatuur, vocht e.d.). We kunnen de kwaliteit niet garanderen wanneer producten anders worden bewaard dan aangegeven.
4.4 Kan je een bestelling op jouw verzoek niet binnen de afgesproken termijn afnemen, dan kunnen de goederen en de bijkomende opslagkosten worden gefactureerd.
4.5 Toleranties. Bij productie en verpakking zijn beperkte afwijkingen onvermijdelijk. Afwijkingen tussen –10% en +10% op de bestelde hoeveelheid en tot ±15% op de nominale inhoud gelden als een conforme levering.
ARTIKEL 5 JOUW MERK EN JOUW RECEPTUUR
5.1 Jouw receptuur blijft van jou. Lever je ons een bestaande formule aan, dan word je die nooit kwijt door onze samenwerking: de originele receptuur blijft jouw eigendom en geniet volledige vertrouwelijkheid. Labs treedt in dat geval enkel op als producent.
5.2 Om je product te ontwikkelen (samples, etiketten, mockups) geef je ons het recht je logo’s, beelden en grafisch materiaal daarvoor te gebruiken. Afgewerkte projecten tonen we soms als referentie op onze kanalen — laat je weten dat je dat liever niet hebt, dan respecteren we dat.
5.3 Nieuwe formule? Je kan er eigenaar van worden. Ontwikkelen we samen een nieuwe formule, dan kan jij daar eigenaar van worden via een aparte overdrachtsovereenkomst, na volledige betaling en afronding van het project. Je wordt dan geregistreerd als responsible person, of je kan ons vragen die rol (tegen vergoeding) te blijven vervullen.
5.4 Tot de overdracht en volledige betaling blijven de door Labs ontwikkelde formule en de bijhorende knowhow eigendom van Labs. Zo kunnen we de kwaliteit en veiligheid van je product blijven garanderen zolang wij ervoor verantwoordelijk zijn.
ARTIKEL 6 VERTROUWELIJKHEID EN KNOWHOW
6.1 In twee richtingen. Alles wat we tijdens onze samenwerking uitwisselen — jouw gegevens én onze formuleringen, processen en knowhow — behandelen beide partijen vertrouwelijk en delen we niet met derden zonder toestemming.
6.2 De formuleringen, technische gegevens, processen en knowhow die Labs zelf ontwikkelt, blijven van Labs zolang ze niet werden overgedragen. Je gebruikt onze samples, prototypes en producten niet om ze te laten namaken, reverse-engineeren of elders te laten produceren zolang Labs als responsible person is geregistreerd. Dat beschermt niet alleen onze knowhow, maar ook de veiligheid en conformiteit van het product dat onder onze verantwoordelijkheid valt.
6.3 Wil je een door Labs ontwikkelde formule elders laten produceren, breng ons dan vooraf op de hoogte, zodat we onze rol als responsible person netjes kunnen overdragen. Vanaf dan neemt de nieuwe producent die verantwoordelijkheid over.
6.4 Langdurige samenwerking. Laat je enkel een bestaande Labs-formule herproduceren, dan vragen we — in ruil voor de voordelen die we bieden (prijsbescherming via GPC, betalingsspreiding, bescherming van je formule, gebruik van onze knowhow) — dat je die specifieke Labs-formule tijdens de samenwerking en gedurende een redelijke periode nadien niet door een derde laat produceren. Deze afspraak vervalt zodra je het intellectueel eigendom van die formule van ons overneemt, en geldt nooit voor je eigen aangeleverde receptuur.
6.5 Deze afspraken blijven gelden zolang de betrokken informatie vertrouwelijk en commercieel gevoelig is. Bij bewezen misbruik heeft de benadeelde partij recht op vergoeding van de werkelijk geleden schade.
6.6 Labs is nooit verplicht te produceren of ontwikkelingswerk verder te zetten zonder aparte schriftelijke overeenkomst; elke productie gebeurt op basis van een afzonderlijke offerte en planning.
ARTIKEL 7 AANVAARDING EN KWALITEIT
7.1 Controleer je goederen bij levering. Zichtbare gebreken of transportschade meld je zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 7 dagen; verborgen gebreken kan je tot één maand na levering melden. Zo kunnen we je snel verder helpen.
7.2 Erkennen we een gebrek, dan herstellen, vervangen of crediteren we de betrokken goederen. Onze aansprakelijkheid is beperkt tot het factuurbedrag; gevolgschade vergoeden we niet.
7.3 Onjuiste bewaring of gebruik na levering, en gebreken aan onderdelen die je zelf aanlevert, vallen buiten onze aansprakelijkheid. Voor zelf aangeleverde componenten kunnen we de kwaliteit niet garanderen.
ARTIKEL 8 BETALING
8.1 Tenzij anders afgesproken betaal je bij bestelling, zonder verrekening of aftrek. Waar nodig kunnen we bij de start een voorschot van 50% vragen.
8.2 Blijft een factuur onbetaald op de vervaldag, dan is van rechtswege de wettelijke intrest verschuldigd, verhoogd met een redelijke opslag, tot betaling volgt. De eerste herinnering is gratis; vanaf de tweede aanmaning rekenen we administratiekosten aan.
8.3 Kies je voor de grondstofprijzenclausule, dan betaal je het ontwikkelingsbedrag vooraf, zodat we voldoende grondstoffen kunnen inslaan om je prijs vast te houden. Dit bedrag kan in overleg in schijven worden voldaan.
ARTIKEL 9 AFSPRAKEN EN ADVIES
9.1 Nieuwe klanten boeken een verkennend gesprek via de website of telefonisch. Dit gesprek gaat normaal door op onze locatie.
9.2 Kan je niet komen, laat het ons dan minstens 24 uur vooraf weten. Bij een laattijdige annulering of no-show kunnen we een administratieve kost aanrekenen.
9.3 We delen graag open informatie. Wie herhaaldelijk afspraken boekt met kwade bedoelingen — bijvoorbeeld om vertrouwelijke informatie te bemachtigen — kan de toegang tot onze diensten worden geweigerd.
ARTIKEL 10 REFERRAL PROGRAM EN VOORDELEN
10.1 Als bestaande klant kan je deelnemen aan het Labs Referral Program: verwijs je iemand door die met ons in zee gaat, dan krijg je korting op je volgende bestelling.
10.2 De korting bedraagt 5% per succesvolle verwijzing, cumuleerbaar tot maximaal 15% (3 verwijzingen). Ze geldt op de productiefase, is één jaar geldig en wordt verrekend na aftrek van andere lopende promoties, tenzij cumulatie is uitgesloten.
10.3 Een verwijzing is succesvol zodra de nieuwe klant het dossier onderschrijft. Ziet die alsnog af van de eerste bestelling, dan vervalt de korting. Bij misbruik kunnen we de voordelen weigeren.
ARTIKEL 11 VERLOOP VAN JE PROJECT
11.1 Een overeenkomst komt tot stand zodra je schriftelijk akkoord gaat met de offerte of de vereiste documenten ondertekent. De offerte-elementen vormen dan de basis van je dossier.
11.2 Bij de opstart vragen we een opstartkost (excl. btw), afhankelijk van de dienst. Kies je voor een GPC, dan verrekenen we die opstartkost geheel of gedeeltelijk.
11.3 Zonder GPC verloopt de betaling via een opstartkost en tussentijdse facturen; eventuele grondstofprijsstijgingen tijdens de ontwikkeling worden dan doorgerekend. Met GPC ligt je prijs vast. De keuze is aan jou.
11.4 In een tweede fase kies je verpakking en afwerking. Vóór we verpakking aankopen of in productie gaan, vragen we telkens je definitieve goedkeuring. Controleer samples en proefdrukken dus goed: wijzigingen ná je goedkeuring kunnen bijkomende kosten meebrengen.
11.5 Transparantie. Op aanvraag bezorgen we je altijd een raming van de te verwachten kosten. Kosten buiten het normale projectverloop (bv. extra herberekeningen, herformuleringen of extra samples op jouw verzoek) worden aangerekend; waar mogelijk geven we dit vooraf aan.
11.6 De eindafrekening bevat alle resterende kosten en wordt betaald vóór levering. Bij betalingsspreiding volgt levering zodra de eindafrekening volledig is voldaan. We kunnen in schijven leveren; bijkomende transport- en administratiekosten daarvoor zijn ten laste van de klant.
11.7 Stopzetting. Wil je de samenwerking vroegtijdig stopzetten, dan worden reeds geleverde diensten opeisbaar. Voor personalisatie- en maatwerk zijn reeds betaalde bedragen niet terugvorderbaar, omdat dit werk specifiek voor jou werd uitgevoerd.
11.8 Restwaarden — jouw tegoed. Moeten we een grotere minimumhoeveelheid grondstoffen aankopen dan je product vereist, dan wordt dat verschil aangerekend maar blijft het als tegoed staan voor een vervolgbestelling: tot 12 maanden voor gewone grondstoffen en 6 maanden voor natuurlijke of gevoelige grondstoffen, met een maximum van €8.200 excl. btw per product. Zo gaat je investering niet verloren.
11.9 Om onze dienstverlening te verbeteren, kunnen we de inhoud van onze communicatie (notities, opnames e.d.) op een duurzame drager bewaren.
11.10 Op producten kunnen we echtheidskenmerken aanbrengen. Verzet je je daartegen, dan draag je zelf de verantwoordelijkheid bij namaak.
ARTIKEL 12 OVERMACHT
12.1 Bij omstandigheden buiten onze redelijke controle (o.a. overmacht, oorlog, epidemie, brand, overstroming, transport- of grondstoffenschaarste, sterke prijsstijgingen) kunnen we de levering uitstellen of aanpassen. Duurt de situatie langer dan zes maanden onafgebroken, dan kan elke partij de overeenkomst schriftelijk opzeggen.
ARTIKEL 13 ONTWIKKELING VAN NIEUWE PRODUCTEN
13.1 Middelenverbintenis. Voor producten zonder gelijkwaardig marktequivalent geldt een middelenverbintenis, geen resultaatsverbintenis: we zetten met de huidige stand van de techniek al onze middelen in om je product te realiseren, maar kunnen het eindresultaat niet garanderen. Kosten voor ontwikkelingswerk dat niet tot het gewenste resultaat leidt, horen bij een normaal R&D-traject en zijn niet terugvorderbaar. Je beslist zelf of je het traject voortzet.
ARTIKEL 14 TOEPASSELIJK RECHT EN GESCHILLEN
14.1 Op deze voorwaarden en onze overeenkomsten is het Belgisch recht van toepassing; het Weens Koopverdrag (1980) wordt uitgesloten.
14.2 Geschillen worden voorgelegd aan de Nederlandstalige Ondernemingsrechtbank te Brussel. Uiteraard zoeken we eerst samen naar een oplossing in der minne.
LABS ALGEMENE VOORWAARDEN — V2600612